Những vật phẩm sự kiện quan trọng cần chuẩn bị – từ thiệp mời, phong bì đến thẻ sự kiện

Khi tổ chức sự kiện, vật phẩm sự kiện quan trọng hơn bạn nghĩ

Tôi từng gặp rất nhiều khách hàng chia sẻ rằng họ lo nhất không phải sân khấu hay timeline chương trình, mà chính là các vật phẩm sự kiện – những thứ nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách mời.
Một sự kiện chuyên nghiệp thường bắt đầu từ chiếc thiệp mời sự kiện và kết thúc bằng những ấn tượng đọng lại từ từng chi tiết nhỏ. Vì vậy, chuẩn bị vật phẩm đúng – đủ – đẹp sẽ khiến sự kiện của bạn trọn vẹn và chỉn chu hơn rất nhiều.

Trong bài viết này, tôi chia sẻ danh sách vật phẩm mà gần như sự kiện nào cũng cần, cùng cách chọn từng loại sao cho hợp lý, tiết kiệm mà vẫn đẹp.

Thiệp mời – vật phẩm sự kiện không thể thiếu

Hầu như sự kiện nào cũng bắt đầu từ một tấm thiệp mời. Đây là “gương mặt đại diện” đầu tiên, cho khách thấy phong cách chương trình.

Khi khách đặt in thiệp mời sự kiện tại In Hà Nội, tôi thường hỏi ba điều:
• Tính chất sự kiện (trang trọng – ấm cúng – nội bộ – VIP)
• Số lượng khách mời
• Tone & mood của thương hiệu

Từ đó tôi mới gợi ý kích thước, giấy Couche, Offset hay giấy mỹ thuật. Bạn có thể xem thêm mẫu thiệp để dễ hình dung hơn:
👉 In thiệp mời sự kiện – In Hà Nội

Thiệp mời đẹp giúp tăng tỷ lệ khách xác nhận tham dự, đặc biệt trong các chương trình lớn như hội nghị, ra mắt sản phẩm hoặc lễ tri ân.

Phong bì sự kiện – đồng bộ mới thể hiện sự chuyên nghiệp

Nhiều đơn vị chỉ in thiệp mà bỏ qua phong bì, nhưng thật ra phong bì đóng vai trò rất quan trọng. Khi khách mở phong bì mà thấy màu sắc, chất liệu và logo đồng bộ với thiệp, ngay lập tức họ cảm nhận được sự chăm chút.

Phong bì sự kiện thường dùng giấy Offset hoặc Couche định lượng 120–180gsm.
Với thiệp mỹ thuật, chúng tôi thường làm phong bì thủ công từ giấy mỹ thuật đồng màu – cầm lên là thấy sự chỉn chu ngay.

Thẻ sự kiện – vật phẩm nhỏ nhưng ảnh hưởng lớn

Với các sự kiện doanh nghiệp, hội nghị lớn, triển lãm hoặc lễ ra mắt sản phẩm, thẻ sự kiện là vật phẩm cực kỳ quan trọng.
Thẻ giúp phân loại khách mời: VIP – Ban tổ chức – Media – Khách tham dự.
Ngoài ra thẻ còn góp phần tạo “không khí sự kiện”, giúp toàn bộ chương trình trông chuyên nghiệp và thống nhất.

Khách thường chọn thẻ nhựa PVC vì bền, không thấm nước và màu rất đẹp.
Bạn có thể xem bảng giá thẻ PVC tại đây:
👉 Bảng giá in thẻ sự kiện PVC

Khi kết hợp dây đeo bản dệt hoặc dây in logo thương hiệu, thẻ sự kiện trở thành vật phẩm nhận diện hiệu quả.

Sổ – bút – tài liệu sự kiện

Nhiều sự kiện tưởng không cần nhưng lại rất cần.
Đặc biệt với hội thảo, hội nghị hoặc các buổi training, sổ và bút giúp khách thoải mái ghi chú và tạo cảm giác được chăm sóc.

Các startup hoặc công ty lớn thường in sổ tay có logo, bút in thông tin liên hệ để tạo hiệu ứng nhận diện thương hiệu.
Nếu bạn có ngân sách, đây là vật phẩm sự kiện rất đáng đầu tư.

Standee – backdrop – bảng chỉ dẫn

Những ấn phẩm này không nằm trong “túi quà”, nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong trải nghiệm chung.

Standee đặt ở cổng giúp khách không bị lúng túng tìm phòng hoặc khu vực check-in.
Backdrop sự kiện giúp chụp ảnh đẹp và tăng tính nhận diện.
Bảng chỉ dẫn (hướng phòng họp, WC, phòng chờ…) thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đáo của ban tổ chức.

Tại In Hà Nội, khách tổ chức sự kiện lớn thường đặt combo vừa thiệp mời, vừa thẻ PVC, vừa standee – để đồng bộ toàn bộ hình ảnh.

Túi quà – quà tặng sự kiện (nếu có)

Với các chương trình tri ân, hội nghị khách hàng, launching sản phẩm… túi quà gần như bắt buộc.
Quà không cần giá trị lớn, chỉ cần đặt trong chiếc túi in đẹp, thể hiện đúng tinh thần thương hiệu là đủ tạo ấn tượng.

Túi giấy mỹ thuật hoặc túi Couche cán mờ luôn là lựa chọn phổ biến.

Cách chuẩn bị vật phẩm sự kiện tiết kiệm nhưng vẫn đẹp

Tôi thường tư vấn khách theo 3 nguyên tắc sau:

1. Đồng bộ trước – đẹp sau
Chỉ cần thiệp – phong bì – thẻ sự kiện đồng bộ một bộ nhận diện, tổng thể đã rất chuyên nghiệp.

2. Ưu tiên vật phẩm khách chạm tay nhiều nhất
Thiệp mời, thẻ sự kiện, túi quà → nên đầu tư nhiều hơn.
Standee, backdrop → chỉ cần giữ độ nét và màu đúng.

3. In tại một đơn vị để giảm chi phí
Nhiều khách in rải rác 3–4 nơi, chi phí cao mà màu sắc lại lệch.
In một nơi như In Hà Nội vừa tiết kiệm, vừa kiểm soát đồng bộ tốt hơn.

Chuẩn bị vật phẩm sự kiện đúng ngay từ đầu

Một sự kiện thành công không chỉ nhờ sân khấu đẹp hay kịch bản hay, mà còn nhờ bộ vật phẩm sự kiện chỉn chu.
Bạn có thể bắt đầu từ thiệp mời, phong bì, thẻ PVC; sau đó tính đến standee, bảng chỉ dẫn và túi quà.

Nếu bạn chưa chắc cần bao nhiêu vật phẩm, cứ gửi cho tôi mô tả sự kiện. Tôi sẽ tư vấn chi tiết từng hạng mục, kèm mẫu giấy, mẫu thẻ và mức chi phí phù hợp nhất.

Tư vấn nhanh – Linh An: 098.343.5505
Xưởng In Hà Nội – 36 Ngõ 190 Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Hà Nội